กระบวนการออกแบบงาน

ขั้นตอน ความหมาย ประโยชน์ : การออกแบบงาน
สวัสดี ครับ

วันนี้อยากจะคุยกันเรื่องขั้นตอนการออกแบบงานเพราะเป็นเรื่องที่น่าปวดหัว และเป็นสิ่งที่ยากมากสำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคลพอสมควรเลยครับ  ดังนั้นวันนี้เรามากลองวิเคราะห์เรื่่องนี้พร้อมกันครับ
การออกแบบนี้ (Job Design) นี้เป็นการวิเคราะห์งานรูปแบบหนึ่งและเป็นขั้นตอนหลังจากการที่คุณได้ทำการวิเคราะห์งานเสร็จเรียบร้อยแล้ว ซึ่งมีจุดมุ่งหมายที่จะทำการสรุปงาน   ทำหน้าที่   และความรับผิดชอบในการทำงานเพื่อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์ของตำแหน่งงานนั้นๆ   การออกแบบงานหลักเกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบในการบูรณาการคุณสมบัติของเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบงานนั้นๆ อย่างชัดเจน  นอกจากนี้ยังช่วยให้ในการพิจารณาผู้สมัครที่มีคุณสมบัติ มีประสบการณ์ และ ความสามารถที่เชี่ยวชาญ

การออกแบบงาน มีขั้นตอนที่เป็นลำดับและมีตรรกะที่ชัดเจน ดังนี้
- สิ่งที่จะต้องทำ หรือ สิ่งที่จำเป็นพิเศษสำหรับงานนั้นๆ เช่น ความสามารถพิเศษของผู้สมัคร ประสบการณ์ของผู้สมัคร  อายุของผู้สมัคร ต้องกำหนดให้เป็นส่วนหนึ่งของงาน ? 
- งานที่จะดำเนินการ จะต้องมีลักษณะรายละเอียดที่ชัดเจน และระบุวิธีการทำอย่างไร?
- ปริมาณงานที่จะต้องทำให้สำเร็จภายในกรอบระยะเวลาที่กำหนด ที่พยากรณ์ล่วงหน้า?
- ลำดับของการปฎิบัติงานเหล่านี้ คืออะไร?
คำถามทั้งหมดเหล่านี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อที่จะกำหนดนิยามที่ชัดเจนของงานที่เฉพาะเจาะจง  ในการออกแบบงานที่เหมาะสมกับองค์กรและวัตถุประสงค์ของยุทธศาสตร์องค์กร รวมทั้งงานที่ทำการออกแบบงานเสร็จแล้วจะต้องส่งเสริมให้สามารถรู้สึกถึง ความอยากประสบความสำเร็จในหมู่พนักงานและความรู้สึกภาคภูมิใจในตนเองสูง

กระบวนการออกแบบงาน (Job Design Process)
มีวัตถุประสงค์เพื่อแก้ไขปัญหาต่างๆ ภายในองค์กร  ด้วยการกำหนดนิยาม ความหมาย ลักษณะของงาน คุณสมบัติของผู้ปฎิบัติงานและความสัมพันธ์ที่เกี่ยวข้องกับส่วนงานอื่นๆ  ซึ่งกระบวนการออกแบบงาน จะประกอบด้วย
- ตรวจสอบกระบวนการทำงานทั้งหมดของงานที่จะต้องทำของผู้ที่ทำงานนี้
- ตรวจสอบภาระงาน  ความสัมพันธ์ของภาระงานเหล่านี้กับส่วนงานอื่นๆ
- สร้างความมั่นใจในการทำงานให้เป็นธรรมชาติ และทำให้ผู้ทำหน้าที่นี้ไม่รู้สึกเครียดจนเกินไป
- ต้องมั่นใจว่าเจ้าหน้าที่ผู้ดำเนินงานนี้สามารถทำงานได้อย่างเต็มความสามารถ
- กำหนดชั่วโมงการทำงานอย่างชัดเจน
- กำหนดการประมวลผลลัพธ์ที่เกิดประโยชน์ต่อองค์กรได้อย่างชัดเจน

ประโยชน์ของการแบบออกแบบงาน (Job Design)
ต่อไปนี้คือประโยชน์ที่ได้รับจากการออกแบบงานที่ดี
- ได้เจ้าหน้าที่ตรงกับงาน : การออกแบบงานที่ดีจะช่วยให้มีข้อเสนอแนะเพื่อ ให้สามารถงานได้ดี  เจ้าหน้าที่สามารถเลือกที่จะทำงานที่เหมาะสมกับตนเอง และมีสภาพแวดล้อมและสังคมอย่างที่ตนต้องการ ภายในที่ทำงาน
- การฝึกอบรมพนักงาน : การฝึกอบรมพนักงานเป็นส่วนหนึ่งของการออกแบบ ซึงตรงข้ามกับทฤษฎี “การให้พนักงานเรียนรู้งานต่างด้วยตนเอง ทำการลองผิดลองถูกแบบคนเดียว” การออกแบบงานจะเน้นการฝึกอบรมให้เจ้าหน้าที่ตระหนักถึงสิ่งดีๆ ที่พวกเขาจะต้องทำ หรือเรียกร้องวิธีการทำงานที่ดีขึ้นกว่าเดิม
- ตารางเวลาทำงาน : การออกแบบงานเป็นการนำเสนอผลงานที่ดีและกำหนดกระบวนการทำงานที่ชัดเจน มีจำนวนชั่วโมงทำงานที่เหมาะสมกับลักษณะงาน และภาระงานที่จะต้องทำให้บรรลุผลสำเร็จ
- ทัศนคติต่อการทำงาน : การออกแบบงานที่ดีจะทำให้เกิดทัศนคติที่ดีต่อเจ้าหน้าที่ผู้ปฎิบัติงานและความรู้สึกรักงานที่ทำ  และเป็นการลดความเครียดในขั้นตอนการทำงานของตน

การอออกแบบงาน (Job Design) เป็นกระบวนการทำงานที่ต่อเนื่อง และจะต้องมีการปรับปรุงพัฒนาเพื่อมุ่งเน้นให้พนักงานทำการปรับเปลี่ยนการทำงานให้สอดคล้องกับสถานการณ์ในเวลานั้นๆ และเกิดความผูกพันของกลุ่มเจ้าหน้าที่ผู้ทำงานร่วมกัน และเกิดแรงจูงใจในการทำงานร่วมกัน

ข้อเสนอแนะ
การออกแบบงาน (Job Design)  เป็นการวิเคราะห์ปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นในการทำงานของตำแหน่งงานที่วิเคราะห์ หรือ ภาระงานที่ต้องรับผิดชอบ  และทำการค้นหาสาเหตุของปัญหาที่เกิดขึ้นจากการวิเคราะห์งานเหล่านั้น   นอกจากนั้นก็นำผลการวิเคราะห์มาจัดลำดับและแบ่งกลุ่มของปัญหา เพื่อจัดพวกของกลุ่มปัญหา  และทำการวิเคราะห์ความสัมพันธ์ของปัญหาว่ามีปัญหาใดบ้างที่มีความสัมพันธ์กันของงาน และอะไรเป็นสิ่งที่เฉพาะเจาะจงสำหรับงานนั้นๆ ที่จะต้องผันแปรไปตามการวิเคราะห์งาน (Job Analysis) และข้อมูลทั้งหมดที่ผ่านการวิเคราะห์และสรุปผลแล้วมาทำการ “ออกแบบงาน (Job Design)” ให้ได้คำตอบเพื่อนำไปกำหนดเป็นนิยามและกำหนดหน้าที่ของภาระงานในตำแหน่งเหล่านั้น หรือ หน่วยงานั้นๆ ที่จะต้องกระทำให้บรรลุผลสำเร็จ

ติดต่อสอบถาม/size]